Ratgeber · Stand Oktober 2026
KI-Richtlinie für Unternehmen: Vorlage zum Anpassen
Eine kurze, verständliche KI-Richtlinie zum Kopieren und Anpassen. Ersetzen Sie die Angaben in eckigen Klammern durch Ihre eigenen.
Kurz gesagt
- Die Datenschutzkonferenz geht davon aus, dass Beschäftigte in vielen Unternehmen KI-Tools bereits auf eigene Faust nutzen. Sie empfiehlt klare, dokumentierte interne Regeln.
- Eine gute KI-Richtlinie passt auf zwei Seiten. Sie sagt, welche Tools erlaubt sind, welche Daten hinein dürfen und wer Ergebnisse prüft.
- Konkrete Beispiele für erlaubte und verbotene Nutzung machen die Regeln verständlich. Auch das empfiehlt die Datenschutzkonferenz.
- Die Vorlage unten können Sie kopieren und anpassen. Binden Sie Datenschutzbeauftragte und, wo vorhanden, den Betriebsrat ein.
Warum Sie eine KI-Richtlinie brauchen
Ohne klare Regeln nutzen Beschäftigte KI-Tools eigenmächtig und unkontrolliert. Die Datenschutzkonferenz geht davon aus, dass das in vielen Unternehmen schon Realität ist. Das kann zu Datenschutzverstößen und anderen Schäden führen.
Sie empfiehlt deshalb klare, dokumentierte Weisungen: ob, unter welchen Voraussetzungen und zu welchen Zwecken welche KI-Anwendungen genutzt werden dürfen. Konkrete Beispiele für erlaubte und verbotene Nutzung hält sie für hilfreich. Als Form kommen eine Dienstanweisung oder eine Betriebsvereinbarung in Betracht.
Dazu kommt die KI-Verordnung: Unternehmen müssen die KI-Kompetenz ihrer Beschäftigten fördern. Eine Richtlinie mit Schulung ist dafür ein guter Baustein. Mehr dazu im Ratgeber KI-Schulungspflicht.
Quellen: Datenschutzkonferenz: Orientierungshilfe Künstliche Intelligenz und Datenschutz (6. Mai 2024), EU-Kommission: KI-Kompetenz, Fragen und Antworten
Vorlage: KI-Richtlinie
Richtlinie zur Nutzung von KI-Anwendungen bei [Firmenname]
1. Zweck und Geltungsbereich
- Diese Richtlinie regelt die Nutzung von KI-Anwendungen bei [Firmenname]. Sie gilt für alle Beschäftigten, Auszubildenden und freien Mitarbeitenden.
- Ziel ist, KI sinnvoll zu nutzen und dabei Daten, Kunden und das Unternehmen zu schützen.
2. Erlaubte KI-Tools
- Erlaubt sind nur die Tools auf der Liste im Anhang, mit dem Firmen-Account. Stand der Liste: [Datum].
- Private Accounts und kostenlose Versionen dürfen für dienstliche Aufgaben nicht genutzt werden.
- Neue Tools beantragen Sie bei [Ansprechperson]. Vor der Freigabe prüfen wir Datenschutz, Vertrag und Kosten.
3. Welche Daten in KI-Tools dürfen
- Erlaubt: öffentliche Informationen, eigene Texte ohne Personenbezug, interne Unterlagen ohne Personenbezug in freigegebenen Tools.
- Nur in ausdrücklich dafür freigegebenen Tools: Kundendaten, Personaldaten, Verträge, Preise und andere vertrauliche Informationen.
- Nie: Passwörter, Zugangsdaten, Gesundheitsdaten und andere besonders sensible Daten.
- Namen zu entfernen reicht nicht immer. Wenn aus dem Zusammenhang erkennbar ist, um wen es geht, gelten die Daten als personenbezogen.
4. Prüfung der Ergebnisse
- KI-Ergebnisse können falsch oder erfunden sein. Wer ein Ergebnis nutzt, prüft es vorher und ist dafür verantwortlich.
- Texte, Zahlen und Aussagen, die an Kunden, Partner oder Behörden gehen, prüft immer ein Mensch.
- Entscheidungen über Personen, etwa zu Bewerbungen, Leistung oder Verträgen, trifft nie die KI allein.
5. Kennzeichnung und Transparenz
- Chatbots oder andere KI-Anwendungen, mit denen Kunden direkt sprechen, geben sich als KI zu erkennen.
- Mit KI erzeugte oder stark veränderte Bilder, Videos und Tonaufnahmen von realen Personen kennzeichnen wir.
6. Schulung
- Alle, die KI-Tools nutzen, nehmen an einer Einführung teil. Inhalte: Funktionsweise, Grenzen, Datenschutz, diese Richtlinie.
- Die Teilnahme wird dokumentiert. Neue Beschäftigte erhalten die Einführung in den ersten [Anzahl] Wochen.
7. Verantwortung und Fragen
- Ansprechperson für Fragen zu KI: [Name, E-Mail]. Datenschutzbeauftragte Person: [Name, E-Mail].
- Fehler, ungewollt eingegebene Daten oder auffällige Ergebnisse melden Sie sofort an [Ansprechperson].
- Diese Richtlinie wird mindestens einmal im Jahr überprüft. Stand: [Datum].
Anhang: Freigegebene KI-Tools
[Tool] · [wofür erlaubt] · [welche Daten erlaubt] · [freigegeben am]
Beispiele für Ihre Beschäftigten
- ErlaubtEinen Entwurf für eine Stellenanzeige aus der internen Aufgabenbeschreibung schreiben lassen.
- ErlaubtEin öffentliches Fachdokument zusammenfassen lassen.
- Nur im freigegebenen ToolEinen Antwortentwurf auf eine Kundenbeschwerde mit Kundennamen und Auftragsnummer.
- VerbotenEine Liste mit Gehältern in ein kostenloses KI-Tool kopieren, um sie auswerten zu lassen.
- VerbotenBewerbungen von der KI vorsortieren und Absagen automatisch verschicken lassen.
Das letzte Beispiel ist bewusst gewählt: Entscheidungen mit Rechtswirkung dürfen nach Art. 22 DSGVO grundsätzlich nicht allein automatisiert fallen. Die Datenschutzkonferenz nennt genau diesen Fall als Verstoß.
Quellen: Datenschutz-Grundverordnung (EU) 2016/679, Datenschutzkonferenz: Orientierungshilfe Künstliche Intelligenz und Datenschutz (6. Mai 2024)
So führen Sie die Richtlinie ein
Passen Sie die Vorlage an, stimmen Sie sie mit Datenschutzbeauftragten und gegebenenfalls dem Betriebsrat ab und stellen Sie sie in einer kurzen Schulung vor. Eine Richtlinie, die niemand kennt, schützt niemanden.
Welche Tools auf Ihre Liste gehören, hängt von Ihren Aufgaben ab. Hilfe dabei geben die Artikel KI-Tools für Unternehmen und Copilot oder ChatGPT.
Richtlinie und Schulung aus einer Hand
Im KI-Workshop passen wir die Richtlinie mit Ihnen an und schulen Ihr Team dazu. Jede Teilnehmerin und jeder Teilnehmer erhält eine Teilnahmebescheinigung. Ab 750 € zzgl. MwSt.
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Quellen
- Datenschutzkonferenz: Orientierungshilfe Künstliche Intelligenz und Datenschutz (6. Mai 2024)
- EU-Kommission: KI-Kompetenz, Fragen und Antworten
- Datenschutz-Grundverordnung (EU) 2016/679
Stand: 31. Oktober 2026. Die Vorlage ist ein Muster von Palvium und keine Rechtsberatung. Lassen Sie Ihre Fassung von Ihrem Datenschutzbeauftragten oder einer Anwältin prüfen.
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