Eingangsrechnungen erfassen
Rechnungen kommen per E-Mail, als PDF oder als E-Rechnung. Die KI liest Lieferant, Betrag, Steuer und Fälligkeit aus und legt den Beleg im richtigen Ordner ab.
Ratgeber · Stand Oktober 2026
KI in der Buchhaltung: was heute geht und was die E-Rechnung damit zu tun hat
Wo KI in der Buchhaltung heute hilft, welche Fristen für die E-Rechnung gelten und was weiterhin bei Ihrem Team bleibt.
Kurz gesagt
- KI hilft in der Buchhaltung vor allem beim Lesen, Zuordnen und Vorbereiten: Belege erfassen, Kontierung vorschlagen, Zahlungen zuordnen, Mahnungen entwerfen.
- Seit 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Für das Ausstellen gelten Übergangsfristen bis Ende 2026 oder Ende 2027.
- E-Rechnungen sind strukturierte Daten. Das macht die Automatisierung einfacher und verlässlicher als das Auslesen von PDFs.
- Buchung, Freigabe und steuerliche Bewertung bleiben bei Ihrem Team und Ihrer Steuerberatung.
Die E-Rechnung: Fristen auf einen Blick
Mit dem Wachstumschancengesetz ist bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmen grundsätzlich eine E-Rechnung zu verwenden. Private Endverbraucher sind nicht betroffen. Es gelten Übergangsfristen:
| Zeitpunkt | Was gilt |
|---|---|
| Seit 1. Januar 2025 | Alle inländischen Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. Ein E-Mail-Postfach genügt dafür. |
| Bis 31. Dezember 2026 | Alle dürfen statt einer E-Rechnung noch eine sonstige Rechnung ausstellen. Papier geht immer, ein PDF per E-Mail nur mit Zustimmung des Empfängers. |
| Bis 31. Dezember 2027 | Bei einem Vorjahresumsatz bis 800.000 € verlängert sich diese Frist. Auch bestimmte EDI-Verfahren sind bis dahin erlaubt. |
| Danach | Bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmen ist die E-Rechnung tatsächlich Pflicht. |
Eine E-Rechnung ist ein strukturiertes Format nach der europäischen Norm EN 16931. Laut Bundesfinanzministerium erfüllen insbesondere XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 die Voraussetzungen, mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL. Ein normales PDF ist keine E-Rechnung.
Quelle: Bundesfinanzministerium: Fragen und Antworten zur E-Rechnung (Stand März 2026)
Warum die E-Rechnung für KI wichtig ist
Ein PDF muss erst gelesen werden, und dabei passieren Fehler. Eine E-Rechnung enthält Lieferant, Positionen, Beträge und Steuer schon als Daten. Die Automatisierung muss nichts mehr erraten.
Das verschiebt die Arbeit der KI: weg vom Auslesen, hin zum Prüfen und Zuordnen. Passt die Rechnung zur Bestellung? Welches Konto, welche Kostenstelle? Gibt es Auffälligkeiten? Genau dort spart Ihr Team Zeit.
Wie groß das Potenzial ist, zeigt auch eine Befragung aus dem Einkauf: 95,1 % der Einkaufsverantwortlichen im Mittelstand sehen in der Rechnungsverarbeitung das größte Automatisierungspotenzial (BME 2026).
Sechs Aufgaben, bei denen KI in der Buchhaltung hilft
Kontierung vorschlagen
Anhand früherer Buchungen schlägt die KI Konto und Kostenstelle vor. Bei ungewöhnlichen Belegen markiert sie den Vorschlag als unsicher.
Rechnung gegen Bestellung prüfen
Passt die Rechnung zu Bestellung und Wareneingang? Abweichungen bei Menge oder Preis gehen mit Begründung an die zuständige Person.
Zahlungseingänge zuordnen
Überweisungen mit unvollständigem Verwendungszweck werden offenen Posten zugeordnet. Unklare Fälle landen auf einer Liste zur Prüfung.
Mahnungen vorbereiten
Für überfällige Rechnungen entstehen Entwürfe nach Ihren Regeln, freundlich bei guten Kunden, deutlicher nach der zweiten Erinnerung.
Monatsauswertung schreiben
Die KI zieht Zahlen aus Buchhaltung und ERP zusammen und schreibt eine kurze Zusammenfassung mit den auffälligen Veränderungen.
Viele Buchhaltungsprogramme haben inzwischen eigene KI-Funktionen. Prüfen Sie diese zuerst. Eine eigene Automatisierung lohnt sich, wenn Daten aus mehreren Systemen zusammenkommen müssen.
Was bei Ihrem Team bleibt
Die KI bereitet vor, sie bucht nicht eigenständig und bewertet keine steuerlichen Fragen. Freigaben, Sonderfälle und alles, was Ihre Steuerberatung betrifft, bleiben bei Menschen.
Achten Sie auch auf den Datenschutz: Rechnungen und Zahlungsdaten enthalten oft personenbezogene Daten. Für die Verarbeitung gelten die üblichen Regeln, also Rechtsgrundlage, Vertrag zur Auftragsverarbeitung und kein Training mit Ihren Daten. Mehr dazu im Ratgeber KI und Datenschutz.
Quelle: Datenschutzkonferenz: Orientierungshilfe Künstliche Intelligenz und Datenschutz (6. Mai 2024)
So fangen Sie an
- 1
Belegeingang bündeln
Ein Postfach oder Ordner für alle Eingangsrechnungen. Solange Belege an fünf Stellen ankommen, hilft keine KI.
- 2
E-Rechnung nutzen
Bitten Sie Ihre Lieferanten um E-Rechnungen in XRechnung oder ZUGFeRD. Diese Daten lassen sich ohne Ausleseschritt verarbeiten.
- 3
Regeln aufschreiben
Welcher Lieferant auf welches Konto, ab welchem Betrag wer freigibt, welche Abweichung erlaubt ist. Diese Regeln nutzt später die Automatisierung.
- 4
Pilot mit einem Ablauf
Meist starten wir mit Eingangsrechnungen. Vier bis acht Wochen mit echten Belegen, jeder Vorschlag wird geprüft.
Mehr zu Ablauf und Preisen finden Sie bei der Prozessautomatisierung. Wie dasselbe Prinzip im Einkauf funktioniert, zeigt der Artikel KI im Einkauf.
Ein Beispiel aus der Praxis
Beispiel · keine Kundenergebnisse
Eingangsrechnungen bei einem Ingenieurbüro
Rechnungen kommen per E-Mail an drei verschiedene Adressen, teils als PDF, teils schon als E-Rechnung. Die Buchhaltung sammelt sie, tippt Beträge ab und fragt bei Projektleitern nach, zu welchem Projekt sie gehören.
Nach der Umstellung landen alle Rechnungen in einem Postfach. Die Automatisierung liest sie aus, schlägt Projekt und Konto vor und schickt die Freigabe per E-Mail an die richtige Projektleitung. Erst nach Freigabe geht der Beleg an die Buchhaltung.
Die Buchhaltung prüft nur noch die Fälle, bei denen der Vorschlag unsicher ist oder etwas nicht passt.
Wie viel Zeit kostet Ihr Belegeingang?
Im Erstgespräch schauen wir uns Ihren Ablauf an und sagen Ihnen, ob sich ein Pilot lohnt. 30 Minuten, kostenfrei. Pilotprojekte ab 1.250 € zzgl. MwSt.
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Quellen
- Bundesfinanzministerium: Fragen und Antworten zur E-Rechnung (Stand März 2026)
- BME: Einkaufsbarometer Mittelstand 2026 (11. Juni 2026)
- Datenschutzkonferenz: Orientierungshilfe Künstliche Intelligenz und Datenschutz (6. Mai 2024)
Stand: 31. Oktober 2026. Dieser Ratgeber ist keine Steuer- oder Rechtsberatung. Klären Sie steuerliche Fragen mit Ihrer Steuerberatung. Das Beispiel ist illustrativ und beschreibt kein konkretes Kundenprojekt.
Welcher Prozess kostet Sie die meiste Zeit?
Im Erstgespräch klären wir das in 30 Minuten. Konkret und unverbindlich.