Ratgeber · Stand Oktober 2026
Microsoft Copilot oder ChatGPT: Was passt besser zu Ihrem Unternehmen?
Ein nüchterner Vergleich von Microsoft 365 Copilot und ChatGPT Business für kleine und mittlere Unternehmen. Mit Preisen laut Anbieter und einer Entscheidungshilfe.
Kurz gesagt
- Microsoft 365 Copilot arbeitet in Word, Excel, Outlook, Teams und SharePoint und nutzt die Daten, die dort ohnehin liegen. Es lohnt sich vor allem, wenn Ihr Unternehmen schon mit Microsoft 365 arbeitet.
- ChatGPT Business ist ein eigener Arbeitsbereich mit eigenen Apps. Es lässt sich mit Microsoft 365, Google Workspace und anderen Diensten verbinden.
- Beide Anbieter sagen, dass Geschäftsdaten standardmäßig nicht zum Training verwendet werden. Für die DSGVO zählen trotzdem Vertrag, Einstellungen und Ihre internen Regeln.
- Keines der beiden Tools kennt automatisch Ihr gesamtes Firmenwissen aus ERP, CRM oder Fachsystemen. Dafür braucht es Anbindungen oder ein eigenes Unternehmens-GPT.
Der wichtigste Unterschied
Copilot ist in Microsoft 365 eingebaut. Es fasst in Outlook lange E-Mail-Verläufe zusammen, schreibt in Word einen Entwurf aus vorhandenen Dokumenten oder erstellt in Teams ein Protokoll. Es greift dabei auf die Daten zu, auf die der jeweilige Nutzer ohnehin Zugriff hat.
ChatGPT Business ist ein eigenständiger Arbeitsbereich. Ihr Team arbeitet dort in Chats, Projekten und eigenen Assistenten. Über Konnektoren kann ChatGPT auf Dateien und Daten aus anderen Diensten zugreifen.
Die Frage ist also weniger, welches Tool klüger ist. Entscheidend ist, wo Ihre Arbeit und Ihre Daten heute liegen.
Copilot und ChatGPT im Vergleich
| Microsoft 365 Copilot | ChatGPT Business | |
|---|---|---|
| Wo es arbeitet | In Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams und SharePoint | In eigener App im Browser, auf dem Desktop und mobil |
| Zugriff auf Firmendaten | Auf Ihre Microsoft-365-Daten im Rahmen der bestehenden Rechte | Über Konnektoren, etwa zu Microsoft 365, Google Workspace, Slack oder GitHub |
| Preis laut Anbieter | Copilot Business: 18,20 € pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung, zzgl. MwSt.; als Aktion bis 31.12.2026 im ersten Jahr 15,60 € | Standard-Lizenz: 20 US-Dollar pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung, 25 US-Dollar bei monatlicher |
| Voraussetzung | Ein berechtigter Microsoft-365-Business-Tarif | Keine; laut Anbieter für Teams mit 2 bis 200 Personen |
| Kostenlose Variante | Copilot Chat ist in berechtigten Microsoft-365-Tarifen ohne Aufpreis enthalten | Kostenlose Privatkonten, für Firmendaten nicht empfohlen |
| Training mit Ihren Daten | Laut Microsoft nicht | Laut OpenAI standardmäßig nicht |
| Eigene Assistenten | Agenten mit Copilot Studio | Workspace-Agenten und eigene GPTs |
Preise und Funktionen laut den Seiten der Anbieter, abgerufen am 31. Oktober 2026. Sie ändern sich häufig. Prüfen Sie vor dem Kauf den aktuellen Stand. Quellen: Microsoft: Microsoft 365 Copilot, Pläne und Preise (abgerufen 31. Oktober 2026), OpenAI: ChatGPT Preise für Business und Enterprise (abgerufen 31. Oktober 2026)
Was kostet das für ein Team von 20 Personen?
Eine einfache Rechnung mit den Listenpreisen bei jährlicher Abrechnung:
- Copilot Business: 20 × 18,20 € = 364 € im Monat, zzgl. MwSt. Dazu kommt der Microsoft-365-Tarif, den Sie meist schon haben.
- ChatGPT Business: 20 × 20 US-Dollar = 400 US-Dollar im Monat.
Oft brauchen nicht alle 20 Personen eine Lizenz. Ein guter Start: fünf bis zehn Lizenzen für die Menschen, die viel schreiben, auswerten oder recherchieren. Nach drei Monaten sehen Sie, wer sie wirklich nutzt.
Datenschutz: Worauf Sie bei beiden achten sollten
Microsoft schreibt, dass Prompts und Antworten bei Copilot mit Enterprise Data Protection innerhalb der Microsoft-365-Dienstgrenzen bleiben und nicht zum Training der Sprachmodelle verwendet werden. OpenAI schreibt für ChatGPT Business, dass Geschäftsdaten standardmäßig nicht zum Training verwendet werden. Datenresidenz in der EU bietet OpenAI laut Preisseite im Enterprise-Tarif an, nicht im Business-Tarif.
Die Datenschutzkonferenz empfiehlt für jede KI im Unternehmen: betriebliche statt private Accounts, Training mit Eingaben ausschließen, einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung abschließen und klare interne Regeln festlegen. Das gilt für beide Tools gleichermaßen.
Mehr dazu im Ratgeber KI und Datenschutz. Eine Vorlage für Ihre Regeln finden Sie in der KI-Richtlinie zum Anpassen.
Quellen: Microsoft: Microsoft 365 Copilot, Pläne und Preise (abgerufen 31. Oktober 2026), OpenAI Help Center: Daten und Datenschutz in ChatGPT Business, Datenschutzkonferenz: Orientierungshilfe Künstliche Intelligenz und Datenschutz (6. Mai 2024)
Welches Tool passt zu Ihnen?
| Wenn … | Dann eher |
|---|---|
| Ihr Team arbeitet den ganzen Tag in Outlook, Teams und Excel | Copilot |
| Sie nutzen Google Workspace oder einen Mix aus Diensten | ChatGPT Business |
| Es geht vor allem um Texte, Recherche und Analysen außerhalb der Office-Programme | ChatGPT Business |
| Ihre Dokumente liegen gut sortiert in SharePoint und OneDrive | Copilot |
| Das Wissen steckt in ERP, CRM, Fachsoftware oder Papierordnern | Weder noch allein; Anbindung oder eigenes Unternehmens-GPT prüfen |
| Daten dürfen Deutschland oder die EU nicht verlassen | Vertrag und Datenstandort im Einzelfall prüfen, sonst eigenes System |
Beide Tools ersetzen keine Schulung. Wer nicht weiß, wie man Aufgaben klar formuliert und Ergebnisse prüft, bekommt mit keinem Tool gute Ergebnisse. Seit der KI-Verordnung müssen Unternehmen die KI-Kompetenz ihrer Mitarbeitenden ohnehin fördern, mehr dazu im Ratgeber KI-Schulungspflicht.
Wann keines von beiden reicht
Copilot und ChatGPT sind gut für Texte, Zusammenfassungen und Analysen. Sie stoßen an Grenzen, wenn Antworten aus Fachsystemen kommen müssen, etwa Lagerbestand aus dem ERP, Kundenhistorie aus dem CRM oder Serviceberichte aus einer Branchensoftware. Auch wiederkehrende Abläufe, die ohne Klick laufen sollen, erledigen sie nicht von allein.
Dafür gibt es zwei Wege: Anbindungen an die bestehenden Tools oder ein eigenes Unternehmens-GPT, das auf Ihre Systeme zugreift. Für Abläufe mit mehreren Schritten kommen KI-Agenten infrage.
Unsicher, welches Tool zu Ihnen passt?
Im Erstgespräch schauen wir auf Ihre Systeme und Aufgaben und empfehlen, womit Sie starten. Wir verkaufen keine Lizenzen und sind an keinen Anbieter gebunden. 30 Minuten, kostenfrei.
Weiterlesen
- KI-Schulungspflicht nach Art. 4 KI-Verordnung
Wer KI im Unternehmen nutzt, muss KI-Kompetenz fördern. Was seit Juli 2026 gilt, was nicht verlangt wird, wie Sie Schulungen dokumentieren und was sie kosten.
- KI-Richtlinie für Unternehmen: Vorlage zum Anpassen
Eine kurze KI-Richtlinie zum Kopieren: erlaubte Tools, welche Daten hinein dürfen, Prüfung der Ergebnisse, Schulung und Verantwortung. Mit Beispielen für Ihr Team.
- KI-Tools für Unternehmen: welche Arten es gibt und wie Sie das richtige auswählen
Chat-Assistenten, Automatisierung, Dokumente, Meetings, Wissenssuche und KI-Agenten. Wofür sie taugen, sechs Fragen an jeden Anbieter und typische Fehler.
- KI im Kundenservice: schneller antworten, ohne Kunden an einen Bot abzuschieben
Anfragen sortieren, Antwortentwürfe, Chatbot mit Übergabe an Menschen. Was die KI-Verordnung seit August 2026 für Chatbots verlangt und wie Sie starten.
- KI in der Buchhaltung: was heute geht und was die E-Rechnung damit zu tun hat
Eingangsrechnungen, Kontierungsvorschläge, Zahlungsabgleich und Mahnwesen. Mit den Fristen zur E-Rechnung bis 2028 und klaren Grenzen für die KI.
- KI-Agenten im Unternehmen: was sie erledigen und wo ein Mensch freigibt
Was ein KI-Agent ist, wie er sich von Chatbot und klassischer Automatisierung unterscheidet, wofür Firmen ihn einsetzen und wie Sie Freigaben sinnvoll regeln.
- KI-Use-Cases im Mittelstand: zwölf Anwendungsfälle nach Abteilung
Vertrieb, Kundenservice, Einkauf, Buchhaltung, Personal und Geschäftsführung. Wo KI heute im Alltag hilft, was beim Menschen bleibt und womit Sie anfangen.
- KI und Datenschutz: So nutzen Sie KI DSGVO-konform
Welche Daten in welches KI-Tool gehören, wann Sie einen AV-Vertrag und eine Folgenabschätzung brauchen und was in eine interne KI-Richtlinie gehört.
- KI im Einkauf: sechs Anwendungsfälle für den Mittelstand
Rechnungen prüfen, Auftragsbestätigungen abgleichen, Angebote vergleichen. Wo KI im Einkauf heute hilft, was vorher stimmen muss und ob Sie dafür neue Software brauchen.
- Unternehmens-GPT: ein eigenes ChatGPT für Ihr Firmenwissen
Was ein Unternehmens-GPT ist, wofür Firmen es nutzen, wie es sich von einem ChatGPT-Abo unterscheidet und worauf Sie beim Datenschutz achten sollten.
- RAG einfach erklärt: Wie KI Fragen aus Ihren Dokumenten beantwortet
Retrieval-Augmented Generation in verständlichen Worten: wie es funktioniert, wann es passt, wann nicht und was die Qualität der Antworten bestimmt.
- KI im Unternehmen einführen: ein Fahrplan in fünf Schritten
Vom ersten Use Case bis zum laufenden Betrieb. Wie Sie Anwendungsfälle bewerten, Regeln festlegen, einen Pilot aufsetzen und typische Fehler vermeiden.
- Geschäftsprozesse automatisieren: sechs Beispiele aus dem Mittelstand
Angebote, Reporting, E-Mail-Eingang, Belege, Vertragsfristen und Wissensfragen. Was sich automatisieren lässt, wie wir vorgehen und was beim Menschen bleibt.
Quellen
- Microsoft: Microsoft 365 Copilot, Pläne und Preise (abgerufen 31. Oktober 2026)
- OpenAI: ChatGPT Preise für Business und Enterprise (abgerufen 31. Oktober 2026)
- OpenAI Help Center: Daten und Datenschutz in ChatGPT Business
- Datenschutzkonferenz: Orientierungshilfe Künstliche Intelligenz und Datenschutz (6. Mai 2024)
Stand: 31. Oktober 2026. Preise und Funktionen laut Anbieterseiten an diesem Tag, ohne Gewähr. Microsoft und OpenAI sind Marken ihrer jeweiligen Inhaber. Palvium ist mit keinem der Anbieter verbunden. Dieser Ratgeber ist keine Rechtsberatung.
Welcher Prozess kostet Sie die meiste Zeit?
Im Erstgespräch klären wir das in 30 Minuten. Konkret und unverbindlich.