Mit dem Werkzeug anfangen
Erst eine Lizenz kaufen und dann nach Anwendungen suchen. Besser umgekehrt.
Ratgeber · Stand Oktober 2026
KI im Unternehmen einführen: ein Fahrplan in fünf Schritten
Vom ersten Use Case bis zum laufenden Betrieb. So gehen wir in unseren Projekten vor.
Kurz gesagt
- Starten Sie nicht mit einem Werkzeug, sondern mit einer Aufgabe, die heute spürbar Zeit kostet.
- Bewerten Sie Use Cases nach Häufigkeit, Zeitaufwand, Datenlage und Risiko. Der erste Pilot sollte klein und gut messbar sein.
- Legen Sie vorab Regeln fest: welche Daten in welche Werkzeuge dürfen, wer freigibt und wie Sie Ihr Team schulen.
- Planen Sie den Betrieb gleich mit. Ein Pilot, den niemand betreut, ist nach einigen Monaten wieder weg.
Wo der Mittelstand steht
Laut Bitkom setzen 2026 erstmals 57 % der Unternehmen in Deutschland KI ein, ein Jahr zuvor waren es 36 %. Das ifo Institut kommt bei mittleren Unternehmen auf 47,2 %, bei großen auf 67,2 %. Viele mittlere Unternehmen stehen also noch am Anfang oder nutzen KI erst vereinzelt.
Quellen: Presseinformation Bitkom, September 2026, ifo Institut, Juni 2026
Die fünf Schritte
- 1
Aufgaben sammeln
Fragen Sie in den Fachbereichen: Was wiederholt sich jede Woche? Wo wird abgetippt, gesucht oder nachgefragt? Notieren Sie, wer die Aufgabe erledigt und wie lange sie dauert.
- 2
Use Cases bewerten
Nicht jede Idee lohnt sich. Mit dem Raster unten finden Sie die zwei oder drei Kandidaten, bei denen Aufwand und Nutzen am besten zusammenpassen.
- 3
Regeln und Schulung
Interne Regeln für KI-Werkzeuge, betriebliche statt privater Accounts, Datenschutzbeauftragte und Betriebsrat früh einbinden. Und Ihr Team schulen, wie es Art. 4 der KI-Verordnung verlangt.
- 4
Pilot mit Erfolgskennzahl
Einen Use Case in vier bis acht Wochen umsetzen. Vorher festlegen, woran Sie Erfolg messen: eingesparte Zeit, Durchlaufzeit, Fehlerquote oder Antwortqualität.
- 5
Betrieb und Ausbau
Jemand muss Fehler sehen, Anpassungen vornehmen und Daten aktuell halten. Erst wenn das läuft, kommt der nächste Use Case dazu.
Zu Regeln und Accounts: Datenschutzkonferenz: Orientierungshilfe Künstliche Intelligenz und Datenschutz (6. Mai 2024). Zur Schulungspflicht: Ratgeber KI-Schulungspflicht.
Raster: Welcher Use Case zuerst?
Je mehr Punkte in der linken Spalte zutreffen, desto besser eignet sich ein Ablauf für den Einstieg.
| Kriterium | Guter Einstieg | Eher später |
|---|---|---|
| Häufigkeit | Täglich oder wöchentlich | Einmal im Quartal |
| Zeitaufwand | Mehrere Stunden pro Woche | Wenige Minuten |
| Datenlage | Daten digital und an einer Stelle | Daten auf Papier oder in Köpfen |
| Regeln | Klare Schritte, wenige Ausnahmen | Jeder Fall ist anders |
| Risiko bei Fehlern | Ein Mensch prüft vor dem Versand | Fehler gehen direkt an Kunden |
Typische Einstiege sind Angebote, Berichte, der Abgleich von Daten zwischen Systemen und die Bearbeitung von E-Mails und Dokumenten. Beispiele dazu finden Sie im Artikel Geschäftsprozesse automatisieren.
Typische Fehler
Zu groß starten
Das ganze Unternehmen auf einmal umstellen wollen. Ein kleiner Pilot zeigt schneller, was funktioniert.
Keine Messung
Ohne Vorher-Wert lässt sich später nicht sagen, ob sich etwas verbessert hat.
Fachbereich außen vor
Die IT baut, aber die Menschen, die den Ablauf kennen, sind nicht dabei. Dann passt das Ergebnis nicht zum Alltag.
Und danach: größere KI-Projekte
Wenn die ersten Abläufe laufen, kommen oft größere Vorhaben dazu. Zum Beispiel ein Unternehmens-GPT, das Fragen aus Ihren Unterlagen beantwortet, oder KI-Agenten, die mehrstufige Aufgaben in Ihren Systemen vorbereiten. Auch die setzen wir in Etappen um.
Wo fangen Sie an?
Im Erstgespräch gehen wir Ihre Abläufe durch und nennen Ihnen zwei oder drei sinnvolle Einstiege. 30 Minuten, kostenfrei.
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Quellen
- Presseinformation Bitkom, September 2026
- ifo Institut, Juni 2026
- Datenschutzkonferenz: Orientierungshilfe Künstliche Intelligenz und Datenschutz (6. Mai 2024)
Stand: 26. Oktober 2026. Dieser Ratgeber ist keine Rechtsberatung.
Welcher Prozess kostet Sie die meiste Zeit?
Im Erstgespräch klären wir das in 30 Minuten. Konkret und unverbindlich.